Los miembros de la junta suelen ser los empleados más experimentados y astutos de cualquier empresa. Ayudan a hacer avanzar todo el flujo de trabajo y a tomar decisiones importantes. Como directores, también tienen la obligación legal de actuar en interés de la empresa.
Y así, cuando se preparan para una reunión virtual de la junta, deben tener en cuenta muchos matices y detalles. El éxito de una reunión en línea no solo depende de la entrega de contenido de alta calidad. Cambiar a reuniones en línea requiere una preparación y ejecución ligeramente diferente que con las reuniones físicas.
En esta revisión, hemos recopilado una serie de consejos útiles sobre cómo reunirse en línea de manera efectiva utilizando la sala de juntas virtual.
¿Qué es una reunión de directorio virtual?
Las reuniones virtuales de la junta permiten que cualquier presidente de la junta asista a reuniones programadas regularmente desde cualquier lugar: en casa, en la oficina o en cualquier otro lugar. En lugar de ver las notas después, los miembros de la junta usan las instalaciones de audio y videoconferencia para la participación remota. Estas reuniones en línea solo pueden iniciarse por teléfono, videoconferencia u otros medios virtuales de comunicación dentro de los límites permitidos por una empresa en particular.
Hay tres tipos principales de reuniones de directorio en línea:
- Teleconferencias (excluyendo la conexión de audio);
- Videoconferencia (conexión de audio y video);
- Conferencia web (intercambio de audio, video y contenido).
Para iniciar una reunión de la junta en línea, necesita un espacio de trabajo, una computadora portátil o de escritorio, una conexión a Internet confiable, un software de junta virtual, miembros del evento y un tema.
Consejos para prepararse para una reunión de junta virtual exitosa
Si bien la comunicación virtual es diferente de las reuniones presenciales, existen algunos puntos críticos que debe verificar y ajustar para asegurarse de que este tipo de reunión esté cubierta por su plan de negocios. Estos son algunos consejos prácticos que necesita para una reunión productiva utilizando un software de portal de juntas:
- Tener las herramientas adecuadas a la mano
Antes de comenzar la reunión virtual, asegúrese de tener una solución de reunión sin papel perfecta que le permita comunicarse y compartir su pantalla con otros participantes. En este momento, hay varias herramientas que puede usar, pero es importante elegir un proveedor que preste la mayor atención a la seguridad. - Asegúrate de que la parte técnica funciona correctamente.
Antes de comenzar, asegúrese de que el audio, el video y la pantalla funcionen perfectamente. Trabaje con algunos otros miembros de la reunión y pruebe el equipo de antemano. De esta manera, evita un comienzo tenso de la reunión del portal de la junta y gana la confianza de todos los que lo rodean. - Decidir sobre el moderador de la reunión
Si la administración no lo hace, designe un moderador y proporcione a esta persona un manual completo. Esto evita la mala calidad del sonido durante una reunión cuando los participantes hablan al mismo tiempo. Por ejemplo, levante la mano si quiere decir algo o envíe un mensaje de texto con su nombre en el campo «Qué hacer si la reunión se lleva a cabo sin video». Tenga en cuenta que el video puede afectar la calidad del sonido. - Mantenga sus notas privadas
Asegúrese de que los documentos de la junta estén cerrados. Para un mejor resultado, deberás instalar el software de gestión de tableros en tu tablet, iPad o en una de las pantallas si trabajas en más de una. - Comparte la agenda con los miembros
Comparta la agenda a través de la pantalla compartida, para que los asistentes sepan qué tema de la agenda se está discutiendo. - Utilice la plataforma de colaboración actualizada
Asegúrese de que todos tengan la última versión de los documentos de la reunión de la junta en línea para evitar malentendidos. Esto puede y debe hacerse utilizando plataformas seguras para compartir. - Solicitud de comentarios
Necesita recopilar comentarios para descubrir qué puede mejorar la próxima vez. Hay muchas maneras de crear una agenda efectiva para una reunión virtual de la junta, y cada miembro y director probablemente tendrá su propia experiencia sobre lo que funciona y lo que no. Hacer cambios cada vez significa que su reunión de junta virtual mejora. - Cuidado con lo que compartes por correo electrónico
Puede ser tentador compartir algunos de los archivos de trabajo de la junta por correo electrónico, ¡pero le recomendamos encarecidamente que no lo haga! Los documentos de las reuniones del directorio son parte de la información más confidencial que tiene la empresa y, si se distorsionan, pueden tener graves consecuencias negativas para todos los miembros del directorio.
Epílogo
Resumiendo todo lo anterior, podemos decir que organizar la junta virtual requiere mucha atención. Use la plantilla de reunión virtual anterior para asegurarse de que todo se maneje correctamente. Además, debe asegurarse de que todos los participantes tengan suficiente tiempo para preparar y revisar los temas de las reuniones en línea, y esforzarse por hacer que la reunión sea interesante y promover la colaboración y la comunicación entre todos los miembros.
