Desde los documentos en papel hasta el almacenamiento informático y la tecnología en la nube, la evolución de la gestión de datos ha sido bastante notable. Las salas de datos virtuales son un excelente ejemplo de tecnología en la nube que ha reformado los enfoques de gestión de datos.
Atrás quedaron los días en que las empresas enterraban esos enormes y costosos servidores de datos y toneladas de archivos en papel unos debajo de otros. Esto se debe a que el software de sala de datos en línea le brinda el lujo de almacenar y administrar datos en la tecnología de la nube.
¿El software de la sala de datos virtual es necesario para todos? ¿Debería comenzar a usar el software de la sala de datos para su negocio o para uso personal? ¿Por qué utilizar una sala de datos virtual cuando existen plataformas de almacenamiento de datos gratuitas? Aquí están todas sus respuestas.
¿Qué es el software de sala de datos en línea?
Antes de examinar los beneficios, es importante comprender qué es una sala de datos virtual.
Una sala de datos en línea o electrónica es un almacén de registros digitales que las empresas o todo tipo de empresas utilizan para administrar sus documentos comerciales.
En términos más amplios, las salas de datos digitales se utilizan para almacenar, compartir, intercambiar, editar, organizar y administrar negocios o incluso datos personales. Muchas empresas utilizan las salas de datos virtuales como su principal almacén de datos, mientras que otras las utilizan como medio para compartir o presentar datos durante las transacciones financieras.
Tradicionalmente, las salas de datos en línea solo se han asociado con fusiones y adquisiciones. Sin embargo, con el tiempo, especialmente en los últimos años, las salas de datos virtuales se convirtieron en una parte estándar de la auditoría, las OPI, la gestión de la propiedad intelectual, las comunicaciones de la junta, la recaudación de fondos, las empresas conjuntas, la diligencia debida y las asociaciones estratégicas.
En la actualidad, debido a la creciente demanda de soluciones específicas de la industria, los proveedores de salas de datos virtuales han desarrollado espacios dedicados a la diligencia debida, los bienes raíces, las fusiones y adquisiciones, las ciencias de la vida y los litigios. Obtenga más información sobre los beneficios específicos que ofrecen los proveedores de salas de datos para cada una de estas aplicaciones en dataroomreviews.org.
¿Por qué necesita servicios de sala de datos virtual?
¿Por qué es importante trasladar los datos de su empresa a las salas de datos o por qué las salas de datos virtuales son mejores que otras plataformas en línea gratuitas? ¡Aquí están las respuestas!
1. Las salas de datos virtuales son más seguras
No hace falta decir que la seguridad y la integridad de los datos de su empresa son primordiales. Además, si está tratando directamente con información confidencial del cliente, entonces es obligatorio utilizar un sistema de gestión de datos de cumplimiento.
Las salas de datos son más seguras que otras herramientas por muchas razones. Esta es la razón por:
- La autorización de dos factores puede ser una característica común en las plataformas de administración de datos privados, pero las salas de datos están muy por delante de la curva cuando se trata de cifrado de datos.
- La mayoría de los VDR modernos tienen encriptación SSL de 256 bits, el estándar de encriptación de datos más sólido del mundo.
- También hay una función de eliminación remota de dispositivos para eliminar instantáneamente dispositivos sospechosos, perdidos o robados conectados a la sala de datos.
Las herramientas gratuitas de almacenamiento de datos generalmente no tienen estas características.
2. Las salas de datos virtuales le brindan más control
La seguridad de la plataforma es un aspecto, mientras que la seguridad de los datos es otro. Y aquí las salas de datos virtuales son más fuertes. En su VDR puede decidir qué tipo de autoridad otorgar a otros usuarios. Dicho esto, puede otorgar a los usuarios acceso personalizado individualmente o crear grupos de usuarios con la misma configuración.
Puede evitar que un grupo edite, imprima o descargue documentos. Incluso puede personalizar la configuración de acceso para usuarios específicos del grupo. Este nivel de personalización es raro de encontrar.
Además, como administrador de su sala de datos, puede revocar el acceso de cualquier usuario a cualquier documento en cualquier momento. Puede compartir un documento durante un tiempo determinado, después del cual caducan los derechos de acceso.
Cuando se trata de compartir datos con terceros, los VDR le brindan el 100 % de control. Puede usar la función Fence View para presentar datos altamente confidenciales, como prototipos de productos, estudios de investigación, propiedad intelectual, etc. Fence View evita que cualquier persona tome capturas de pantalla o fotos de documentos. También evita que los usuarios escaneen, editen, modifiquen, descarguen o impriman archivos.
Además, las marcas de agua dinámicas en el software de sala de datos en línea son una gran herramienta para rastrear cambios en documentos y resolver disputas de derechos de autor.
3. Las salas de datos virtuales son asequibles y de fácil acceso
Se puede acceder a las soluciones de sala de datos electrónicos desde sus teléfonos móviles o tabletas. Las aplicaciones dedicadas de VDR generalmente le permiten realizar todas las funciones que puede hacer en las computadoras de escritorio. De hecho, los VDR de hoy permiten el acceso a datos sin conexión a Internet.
Lo que es más importante, las salas de datos son rentables desde una perspectiva empresarial. Primero, estas soluciones sin papel significan que no tiene que gastar miles de dólares en costos de papel e impresión. En segundo lugar, son mucho más baratos que tener un software de gestión de datos especialmente diseñado. Tampoco tiene que gastar dinero en mantenimiento de software, ya que todo lo hacen los proveedores de salas de datos.
Ultimas palabras
El software de sala de datos virtual proporciona seguridad de nivel bancario con autenticación de dos factores, cifrado de 256 bits y limpieza remota de dispositivos. Las salas de datos tienen poderosas herramientas de seguridad de acceso y una variedad de características de seguridad de documentos.
Lo que es más importante, lo ayudan a ahorrar miles de dólares al año al reducir sus costos administrativos. Esto hace que una sala de datos electrónica sea una opción más favorable en comparación con una solución de almacenamiento en la nube gratuita.
