A medida que Covid-19 continúa cambiando nuestra vida diaria, el trabajo remoto se ha convertido en la nueva norma. Incluso con el lanzamiento de la vacuna Covid-19, la mayoría de las empresas han implementado reglas y políticas de trabajo remoto para sus empleados. Con empleados dispersos por todas partes, las empresas celebran reuniones a través de herramientas de videoconferencia y salas de reuniones virtuales. Esto incluye entrevistas y conversaciones con los clientes.
A pesar de que se utilizan más de 5.500 millones de minutos en reuniones virtuales, el 30% del tiempo del empleado en reuniones se considera improductivo. Por lo tanto, es crucial tener una etiqueta de reunión virtual para llevar a cabo una sesión efectiva.
Por qué la etiqueta es tan importante para la reunión virtual de su empresa
A medida que más personas trabajan de forma remota, las líneas entre nuestra vida personal y profesional comienzan a desdibujarse. Durante una reunión virtual, hay varias situaciones que pueden ser complicadas. Sus hijos pueden irrumpir en la sala de conferencias y es posible que deba ir a verlos. También se le puede llamar en medio de una reunión. Estos pueden parecer problemas menores, pero se vuelven bastante molestos para los participantes de la reunión y comprometen el profesionalismo.
La reunión se vuelve improductiva y el líder de la reunión pierde un tiempo valioso tratando de volver a encarrilar la reunión, mientras que los participantes de la reunión se distraen con los ruidos del exterior. La etiqueta de la reunión virtual garantiza que tales distracciones no sucedan, porque todos saben lo que se espera durante una reunión virtual.
Etiqueta común de reunión virtual
Para que una reunión virtual sea efectiva, debe establecer reglas básicas al comienzo de la reunión. De esa manera todos saben lo que se espera de ellos. Algunas etiquetas comunes de reuniones virtuales incluyen:
1. Determinación de un horario para la reunión
Al programar una reunión, es importante tener claro cuánto durará la reunión. Esto es especialmente importante para las reuniones virtuales, donde se unen personas de diferentes zonas horarias. Si desea que las personas cumplan con su horario durante una hora o dos, notifíquelos al menos 15 minutos antes de que comience la reunión.
2. Pide agenda
Las salas de reuniones virtuales están diseñadas para permitir que varias personas se unan a una reunión. De esta manera, todos tienen la oportunidad de hablar sin ser molestados. Por eso es importante que el líder de la reunión tenga una agenda y se ciña a ella. De esa manera, todos pueden prepararse para la reunión y concentrarse en los temas que se están discutiendo en lugar de interrumpir al orador.
3. Prepárate
Si te preparas con antelación, puedes evitar las prisas de última hora. De esta manera, las personas no pierden el tiempo buscando recursos de reuniones, como transcripciones y actas de reuniones. Antes de que comience la reunión, establezca un buen fondo y verifique la configuración de audio y visual de su herramienta de videoconferencia. Asegúrese de haber descargado también los recursos de la reunión que se le enviaron.
Si es el anfitrión, envíe el enlace de la reunión, junto con la lista de la agenda, y asigne roles a los participantes de la reunión. Esto les da a los participantes de la reunión suficiente tiempo para prepararse para la reunión.
Conclusión
Las reuniones virtuales se están volviendo más comunes a medida que más personas confían en conferencias en línea como las herramientas de reunión de BlueJeans para comunicarse, colaborar y establecer contactos con personas de todo el mundo. Por lo tanto, la etiqueta de reunión para reuniones virtuales se está volviendo cada vez más importante. Los líderes de la reunión son responsables de asegurarse de que los participantes de la reunión estén listos para ingresar a la sala de conferencias y concentrarse en lo que se debe discutir.
Con estas reglas básicas en mente, encontrará que su experiencia de reunión virtual es más atractiva y agradable. BlueJeans es una aplicación de reunión virtual diseñada para empresas. Es seguro, fácil de usar e incluye todas las funciones que esperaría de las reuniones cara a cara. Descargue una versión de prueba gratuita de BlueJeans hoy para comenzar.
